Föreningen för Personal- och Arbetslivsprogrammet vid Högskolan i Gävle
onsdag, juli 19, 2017

Protokoll styrelsemöte 8
Datum: 2017-09-05

Tid: Kl. 16:00
Plats: 
Protokoll nr: 8
Närvarande med rösträtt: Alice Brinkhagen, Erika Jansson, Julia Strömberg, Emmy Aho, Jennifer Flyckt, Alexandra Snetselaar, Adrian Lyng, Linnea Roslund. 
Närvarande utan rösträtt:
Mötesordförande: Alice Brinkhagen
Mötessekreterare: Erika Jansson
Bilageförteckning:

FORMALIA

1. Mötets öppnande
Ordförande Alice hälsade välkommen och förklarade mötet öppnat.

2. Val av justerare
Alexandra Snetselaar väljs till justerare. 

3. Genomgång av dagordning


ÄRENDEN

4. Genomgång av föregående protokoll

5. Insparken 2017
Evenemangsansvariga – nöjda med insparken. Har haft uppföljningsmöte med cheferna/lagledarna. Lite missnöjda med upplägget att vara både HR-chef och lagledare. Tänka på annat upplägg till nästa år. Att ha lagledare samt Hr-chefer separat.

Har fungerat bra med phaddrar, alla har ställt upp vid behov.

Allmän genomgång av insparken.

Nykterphaddrar – Kolla med kåren vad som gäller, om de är okej att jobba samt vara nykterphadder samma kväll.

6. Informationspunkter
6.1 Ordförande
Teambuildingdag med styrelsen – Ahlborgen med en enklare middag efteråt. Om vi hinner tillsätta utskotten kommer dessa att bjudas med på detta. Återkommer om datum.

P-riks – Vill komma på besök till styrelsen. De ska återkomma den 12/9 om datum.

Utskott –
Evenemang – brådskande, 3-5st.
Näringsliv – 2 st
Utbildning – 2 st.
Tisdag 12/9 13:15 presenters styrelsen samt utskotten presenteras för ettorna.
Marknadsföra detta på instagram och facebook.
18e sista anmälan för alla utskott.
Anmälan sker till viceordforande@pagefle.com

Öppet styrelsemöte under terminen.
Förslag om ett extrainsatt årsmöte för att välja in nya styrelsen då för att gå parallellt under en period. Enligt stadgarna kan detta vara svårt att genomföra.

Vice – skriva ut till de nya ettorna i deras klassgrupp att registrera sig som medlemmar på hemsidan. Inte så många som har blivit medlemmar.
6.2 Ekonomi
Bytt bokföringsprogram till Visma.

Verksamhetsbidraget till P-riks är redovisat.

Swisch-avgifter: 19 personer som har missat. Ca 40kr. Bra att påminna om denna extrasumma. Förslag om att räkna om priserna så att de ingår, kollar vidare på detta.

Dokument för kostnaderna för insparken och sittningarna finns på driven. Totalt gick vi back 450kr. Förslag på att dra in detta på tacksittningen, kommer som diskussionspunkt.
6.3 Näringsliv
HR-dagen – har bjudit in 17 företag.

Vision – event med ettorna som de vill medverka vid. Skickar schema till dem så att de kan bestämma när de vill ut till klassen och marknadsföra sig.

Engångsmuggar som är sponsrade av Sveriges HR-förening. Där de står både PA samt deras logga. De kan vara med och sponsra på detta, mellan 2-3000kr bidrar de med då.

Lunchföreläsningar – har haft de som vi ”behöver” ha enligt avtalen. Tror inte att de kommer bli fler under hösten.

6.4 Evenemang
Ove-invigning 29/9. Säljer ovar 7/9 under mässan.

Tacksittningen – 13/10, tanken är att utskotten ska hålla i detta.

Galagasque – Fredagen 24/11. Ha den tillsammans med HiP. Tanke att ha sittningen på kåren. Event funderar över vem som sköter bokföringen, vår eller HiPs ekonomiansvariga.

Nyktert event – Julmys samt syjunta i december.

Möte med VOX, tanke om att hålla i en gemensam sittning. Finns förslag på den 13/12. Ovesittning med jultema, förslag på enklare julbord.
Finns förslag på att HiP ska ha tomtebandy då så mer information kommer.

6.5 Utbildning
Assessio – De kan inte erbjuda fördjupningskurs samt matrigma. De kan enbart erbjuda MAP som de ser ut just nu.
Vi kommer att skriva avtal med dem att de kommer 1 gång/år och genomför MAP.

Cut-e annonserat om, de erbjuder 40 platser. 14 anmälningar har inkommit. Kommer att göra ett evenemang närmare inpå. Minsta antal är 20 personer för att de ska genomföra detta.

Kårkommitemöte – Kåren hade önskemål om att vi informerar om vad kåren gör. De vill även att vi ger information om disciplinnämnden då de förekommer mycket plagiat och fusk. Det går även att boka in möte med dem då de kommer och informerar.
Ett nytt möte på fredagen den 8/9.

Utvärderingsmöte – Att Palle skriver ut i klassgrupperna och påminner om kursutvärderingarna. Togs upp att de förekommer dålig återkoppling från organisationer. Skulle de fortsätta strula ska man ta kontakt med Anna Jansson eller Katarina Hälleberg.

Utbildningsrådet – Vi har 3 platser, men vi fyller enbart 1 av dessa platser. Linnea och Erika tar på sig detta tillsammans med Jennifer.
6.6 Kommunikation och marknadsföring
Kommunikation – Emmy kollar upp om de ha skrivits kontrakt med de olika företagen. Annars tar Emmy på sig att göra det.

Take-away muggar med PA-loggan. Kolla upp om man kan kombinera detta med Sveriges HR-förening. Emmy kollar upp kostnader och tar det med Julia.

Fortsätta att söka fler förmåner. På driven finns förmånerna, alla som vill får hjälpa till att ansöka om fler.

Marknadsföring-
Märkena är på väg. Kommer under nästa vecka. Linnea och Maja säljer dessa den 27/9 på märkespuben.

Ett dokument på driven där vi markerar hur många ovar vi säljer. Viktigt att komma ihåg det under mässan den 7/9. Se till att inte sälja den sista av någon storlek.

Fundera på om vi vill dela ut medlemskorten under mässan. Fylla i ett dokument med korten. Erika fixar en lista med dem som har registrerat sig som medlemmar.
Sätta en summa på vad de kostar om man tappar bort ett kort.

Hemsidan är uppdaterad.
7. Diskussionspunkter
7.1 Luncher till utbildningar/föreläsningar
Tanken är att de inte kommer att genomföras fler lunchföreläsningar. Samt att de kommer att bli en utbildning med Cut-e. Vi har ekonomi att erbjuda lunch under denna utbildning.

Förslag att kolla vad ICA kan erbjuda på färdiga sallader.

Ha kontakt med ekonomiansvariga för att hålla budgeten.
7.2 Tacksittning
Vi har gått lite back på vissa sittningar. Tanke finns att dra in pengar på andra sittningar. Max 15kr/person. Vara tydliga med vad som gäller.

Alla som vill är välkomna på tacksittningen även de som inte deltog under insparken.

7.3 Enkät
Enkät som vi i styrelsen har svart på. Överlag var alla nöjda.
Vissa tycker att arbetsbelastningen var stor – finns hjälp att hämta hos de andra styrelsemedlemmarna.
Respekt på mötena – Vi pratar i mun på varandra ibland. Bra att tänka på detta.
Tid på mötena – Vissa tycker att dessa blir för långa. Se till att diskutera relevanta saker.
Antal möten – Vissa tycker att de blir för många. Kan testa någon gång att ha var tredje vecka, men får räkna med att mötena blir längre. Komma med andra förslag om man har önskemål.
Intern kommunikation – Påminnelse om vilka tider som gäller. Senast 21 vardagar och tidigast 8 på morgonen samt ej helger.
Allmänna önskemål – mer häng utanför mötena. Vill man får man styra ihop det.

8. Beslutspunkter
9. Övriga punkter
10. Nästa möte
Torsdagen den 21/9 kl. 16:15
Frukostmöte onsdagen den 11/10 kl. 9.00
11. Mötet avslutas
Ordförande tackade alla närvarande och förklarar mötet avslutat.
UNDERSKRIFTER

Mötessekreterare

Erika Jansson

Ordförande

Alice Brinkhagen

Justerare

Alexandra Snetseelar

 

________________________________

 

Protokoll styrelsemöte 7

Datum: 2017-05-17
Tid: 17:15

Plats: Midgård
Protokoll nr: 7
Närvarande med rösträtt: Alice Brinkhagen, Erika Jansson, Julia Strömberg, Emmy Aho, Maja Malm, Jennifer Flyckt, Alexandra Snetselaar, Adrian Lyng, Linnea Roslund
Närvarande utan rösträtt:
Mötesordförande: Alice Brinkhagen
Mötessekreterare: Erika Jansson

Bilageförteckning:

 


FORMALIA

1. Mötets öppnande

Ordförande Alice hälsade välkommen och förklarade mötet öppnat.

2. Val av justerare
Julia Strömberg väljs som justerare.

3. Genomgång av dagordning

ÄRENDEN

4. Genomgång av föregående protokoll

5. Informationspunkter
5.1 Ordförande
Forskarna på slottet – studentpanel som fick besvara frågor. Kom på tal om att landshövdingen ska anordna styrelsemiddag i framtiden.

 

Utbildningshelg med Alexandra nu i helgen som anordnas av P-riks.

 

Alla diskussionsmöten är inbokade.

 

Studiecirklar under insparken – kolla över om de går att ha det under insparken. Erika tar kontakt med Folkuniversitetet. Emmy har tagit på sig att hålla i det under insparken.

 

5.2 Ekonomi
Budgeten – kollat över den ytterligare och räknat om den med intäkter och kostnader. Den ser annorlunda ut nu, den finns på driven att kolla på.

 

Bankkostnaderna är uppdaterade.

 

Budget över hur vi ska fördela verksamhetsbidraget är gjord, finns på driven. Blir det pengar över från någon post läggs det över på en annan likadant om något blir inställt.

 

Kostnader från MAP finns inlagda.

 

Deklarationen från förra året – har börjat kolla på den och ska fortsätta med det.

 

Gamla sedlar är inskickade till riksbanken, 600kr skickades in i brev, 500 blev insatt om man räknar bort alla övriga kostnader.

 

Betalning för examensittningar – görs vart efter i ett dokument i driven.

 

Visma – ska byta till visma innan de gamla systemet går ut. Görs tills nästa period.

 

Betalning till sittningarna under insparken – Julia tar på sig att göra anmälningslistor i samband med sittningarna vilket underlättar för studenterna vid anmälan.

 

5.3 Näringsliv

Möte med kommunen – Alexandra deltog på det istället för Alice. Ge förslag till landshövdingen om middag på slottet i början av terminen. Stadskampen, vi kommer troligtvis vara vid bocken, bort mot slottet och fängelset. Val nästa år, olika förslag på att göra studentpaneler. Mycket prat om bostäder och hur de ska lösa de till hösten.

 

Hr-dagen: Tanken är att inbjudan ska komma ut snart, Alexandra måste fixa sin dator först. Bra att få ut dem så fort som möjligt. Kolla upp vilka som inbjudan ska skickas till.

 

Hobby-fotograf under HR-dagen, vet någon i styrelsen någon som vill hjälpa till. Kolla på prisförslag med Erik som fotograferade HiP-loppet. Alla håller utkik.

 

Tema under HR-dagen: karriär-boost!

 

Föreläsare har börjat kollats upp.

 

Fakturor till de vi har avtal med – Julia S skickar ut fakturor till dem men inte till Vision då de ska kollas över först. Alexandra skickar över vilka fakturor som ska skickas till Julia S.

 

Har inte bestämt angående gästföreläsningar till hösten om när de ska ske.

 

5.4 Evenemang
V.21 är det phaddermöte och sommarfest. Möte angående upplägget sker den 18/5. Hjälp inför sommarfesten behövs. Förtydliga att fylla i anmälan till medlemmarna. Tips på lekar önskas, ungefär 4 lekar behövs. Alice, Alexandra, Maja hjälper till med tips på lekar och att handla mat.

Vill man bjuda med en vän är det okej, men då får man betala för maten.

 

Examensittning – nästan allt färdigt, beställa pynt, kolla över budget och andra småsaker kvar att fixa.  

 

Insparken – vissa vill vara med under insparken men vill inte vara phaddrar, men för att bli insläppt på kvällen behöver man vara phadder. Mycket kvar att fixa inför insparken. Höra av sig till folk att de har blivit nominerade till olika roller. Lägga ut ett dokument där de finns möjlighet att nominera folk till olika roller.

 

Phaddergrupp på Facebook – alla anmälda ska finnas med där.

 

Kåren vill ha en kontaktperson vid klippning av insparksband – Alice tar på sig det.

 

På torsdagen under insparken är det bara föreningsaktiviteter – där kommer de presenteras utskott för evenemang, näringsliv och utbildning. Förhoppning är att de kommer finnas ett utskott till hösten som hjälper till och underlättar.

 

Umeå – Riks-P. Mycket föreläsningar som var kopplade till workshops. Intressant och lärorikt.

 

PA Gefle tog på sig att fixa en lapp med information med trivselregler. Dessa ska även in i phadderhäftet.

 

5.5 Utbildning

18/5 utvärderingsmöte som Jennifer och Erika deltar på. Alla terminens kurser ska diskuteras. Har man saker som vill tas upp kan man höra av sig. Kan kolla på enkäterna om vad som har tagits upp angående kurserna.

 

Påminnelser till Assessio har skickats – då svar ej fåtts angående andra utbildningar och att skriva avtal. Kommer förhoppningsvis med svar under v.21. Efter de kan planering inför hösten börja göras.

 

Dokument om hur vi arbetar med utbildning har skrivits ihop till P-riks.

 

5.6 Kommunikation och marknadsföring
Skicka ut påminnelse om att anmäla sig till phadder på instagram. Förslag på att lägga ut på instagram under v.21.

 

Enkäterna har gåtts igenom och finns på driven så att alla har tillgång till de.

 

Presentationer för gymnasieelever har genomförts på Högskolan.

 

Presentation av apan ska göras.

Ta nya sommarbilder av styrelsen till katalogen –  fredagen den 19/5.   

 

Fått hjälp med hemsidan, nu har vi en kalender och porträttbilder. Nu är medlemsmailen igång och uppdatering av informationen på hemsidan. Har man information som man vill ha med kan man höra av sig till Maja så lägger hon in det i kalendern. Maja kolla Grevegruppen för information.

 

Märkena är färdig ritade och ska nu beställas, Alice och Maja kollar över var de ska beställas.

 

Tygpåsarna är färdiga och har kommit och de kommer kosta ca 35kr.

 

Pitch-filmen är för stor för att få upp på hemsidan. Förslag är att lägga upp den på youtube och sen över på hemsidan.

 

Lek till 40 års-firande, frågor har kommit in från de olika föreningarna. Förslag är information som finns på hemsidan.

 

Möte med event angående insparken – datum ska bestämmas.

 

Protokoll på hemsidan – kollar över om det går att fixa.


  1. Diskussionspunkter
    6.1 Frågor gällande utbildningen
    Frågor tilldelade oss från P-riks. Jennifer har besvarat vissa frågor innan.

 

Upplever vi några problem med utbildningen –

  • kontaktorganisationerna och kontakten med dem.
  • Chansen som vi har att vara med och påverka.
  • Att vi inte har praktik under utbildningen.
  • Kurser – lite mer press i vissa kurser då de är väldigt lugnt.
  • Kurslitteratur – mycket litteratur som inte känns relevant.
  • Att lärarna är mer öppna för feedback, de ska finnas möjlighet att få det.

 

Ta kontakt och fråga kåren om vad som händer med den informationen som kommer från studenterna om de olika kurserna.


6.2 Träff med P-riks
P-riks vill ha lokala träffar med de olika styrelserna. De kommer att genomföras i höst, vi ska återkomma med datum som skulle passa oss. Förlag att lägga de innan första tentaperioden. Alice förslår ett datum.

 

  1. Beslutspunkter
  2. Övriga punkter
    8.1 Trivselregler till insparken
    Regler om hur man ska bete sig under insparken. Där tanken är att de ska in i phadderhäftet. Information som ska vara med under phadderutbildningen. Evenemang och marknadsföring/kommunikationsansvarig diskuterar de under deras möte. Se till att alla phaddrar har med sig informationen i häftet.


8.2 Sponsorer
Andra föreningar har sponsorer och samarbete med olika företag som kan ge oss förmåner. Marknadsföring och kommunikationsansvarig har kollat över det men har mycket annat just nu. Förslag att kolla upp det här till hösten lite mer. Ha samarbete med olika sorters aktiviteter för att locka och omfatta fler. Bra att välja ställen där de finns kontakter för att få mer effekt.

Alice kollar över ett samarbete med Oliva.

De företagen som vi har samarbete med kommer att marknadsföras på vår hemsida.

Om vi inför detta så behöver vi skaffa medlemskort för vår förening.

Förslag på att även ha en insparkssponsring.

 

  1. Nästa möte
    Måndagen den 14/8 kl 16
  2. Mötet avslutas
    Ordförande tackade alla närvarande och förklarar mötet avslutat.

 

UNDERSKRIFTER

Mötessekreterare

Erika Jansson

Ordförande

Alice Brinkhagen

Justerare

Julia Strömberg

 

___________________________________________________

 

Protokoll styrelsemöte 6

Datum: 2017-05-04
Tid: 16:45

Plats: 11:316
Protokoll nr: 6
Närvarande med rösträtt: Alice Brinkhagen, Emmy Aho, Maja Malm, Alexandra Snetselaar, Adrian Lyng, Linnea Roslund, Julia Lindqvist
Närvarande utan rösträtt:
Mötesordförande: Alice Brinkhagen
Mötessekreterare: Maja Malm

Bilageförteckning:

 


FORMALIA

1. Mötets öppnande

Ordförande Alice hälsade välkommen och förklarade mötet öppnat.

2. Val av sekreterare

Maja Malm väljs som sekreterare.


2.1 Val av justerare

Adrian Lyng väljs som justerare.


  1. Genomgång av dagordning


    ÄRENDEN

    4. Genomgång av föregående protokoll

    5. Informationspunkter
    5.1 Ordförande

Varit på föreningsmöte. Saker som togs upp:

  • kåren kommer inte kontakta oss på sommaren men vi kan kontakta dom under sommaren om vi vill.
  • Till hösten ska ett nytt Ladok system skaffas. Nya studenter kommer ej få en studentmail och våra mailadresser kommer tas bort.
  • Alkoholdagen 17/5. Föreläsning, ”vad är poängen med alkohol”.
  • Vi kanske blir inbjudna till slottet av Landshövdingen.
  • Styrelsedag kan ske i framtiden, avslutas med sittning.

 

Forskarna på slottet, ordförande ska sitta i en panel.

  1. 20 ska uppföljningsmötena sättas igång. Mysmötet planeras just nu. 17/5 kl. 15:00.

Uppdatera gärna era levande dokument.

 

5.2 Ekonomi

Anledningen till att vi fått mindre bidrag från P-riks beror på att P-riks har gjort om sin budget, lägger fokus på att synas för föreningarna.

Satt in kontanter vi hade liggande på banken.

Ovesittningen gick minus med -150 kr, helt okej!

 

5.3 Näringsliv

Sveriges HR förening vill gärna komma till HR-dagen och bistå med föreläsare.

Kanske får en kontakt genom Ranstad.

Tänkt på tema till HR-dagen. ”Hur du blir ditt bästa jag i arbetslivet”

Hade gärna endast haft kvinnliga föreläsare.

Alice har en kontakt som kan hjälpa till med att hitta framgångsrika kvinnor.

Sandvik kan också ha föreläsare till oss.

Vision har inte skickat avtalet ännu.

På måndag (8/5) skickas det ut inbjudan till HR-dagen till företag.

De kommer planera in en föreläsning på våren 2018 till nästkommande styrelse.

Tips för näringsliv från ordförande: 3 årsplan för föreläsningar, det blir inte samma föreläsningar på 3 år, det är alltid något nytt och man kan inte redan ha gått på samma föreläsning.

I styrelsegruppen med de andra föreningarna tar vi upp hur vi gör med att bjuda in samarbetspartners till ex. insparken. Så inte två föreningar bjuder in samma samarbetspartner. (Något krångel uppstod med Unionen under förra insparken.)

 

5.4 Evenemang

Examensittningen:

  • Lokal är klart
  • Ett dokument med anmälningar har gjorts.
  • Inget pris är satt än då maten inte är bestämd. En firma gav prisförslag på 350 kr.
  • Priset förväntas landa på ca 450-500kr per person.
  • Har funderat på banderoll med PA14 som pynt.

Ordförande kan boka en sal till phaddermötet/sommarfesten 26/5 ca 16:15. Sommarfesten ska börja ca 18:00, det bjuds på mat, grillat. Teambuildingövningar, ca 4 st. gärna tips till övningar!

 

Insparken:

Har tänkt ha sittningarna på mingel och bar.

Första torsdagen under insparken är det ingenting inplanerat. De flesta har 5-kamp. Den dagen är helt öppen för förslag. Går det att ha såpabandy?

Hip vill gärna ha någon gemensam PA/Hip aktivitet någon kväll.

 

En tanke om cheferna är att alla chefer ska komma på samma dag så nollorna får se alla innan insparken börjar. Göra ett nomineringsdokument där man kan nominera folk man tycker skulle passa som chef.  

Göra broschyrer till insparken tillsammans med event.

Ha stationer med lekar och information på insparken med stationer på utskott för att få av näringsliv, event och utbildning. Kanske ha detta på den lediga dagen? Som en extra lek kan man ha en tårttävling då varje lag gör en varsin tårta.  

 

Kan vara bra att vara noggrann med CV:t för att det inte ska bli otydligt med nollefriden.

 

Phaddermötet:

All information som kom upp kommer att tas upp på phadderutbildningen.

Mer övergripande hjälp över nollorna, att alla phaddrar kommer hjälpa varandra.

Den 14/8 är phadderutbildningen, alla måste vara med på denna!

 

Syjuntan är genomförd och har gått bra, bra uppslutning.

 

Det verkar vara tillräckligt med personal till examensittningen.

 

Ovesittningen är genomförd och blev väldigt lyckat!

 

5.5 Utbildning

MAP är genomfört, det var jättebra.

18/5 utvärderingsmöte. Hör av er om vad ni tycker om kurserna.

Det kanske inte är möjligt med begåvningstestet. Vi har ändå möjlighet att hålla Cut-e och fortsättningskursen på MAP.  

 

5.6 Kommunikation och marknadsföring

Bilder till Facebook och instagram på Hip-loppet, Palle följer med.
Julia L. har valts som ansvarig för att fota under Hip-loppet.

 

Krishanteringsmötet – ej fått mail med informationen men väntar på den.

Fixa en krishanteringsplan inför insparken. Saker som ”om någon blir för full, vad gör man då?” Det ska vara en liten lapp som alla kan ha med i sin Ove. Sexuellt ofredande, det borde stå på lappen så det faktiskt står nedskrivet vad som gäller. Vid sexuellt ofredande, kan man ta en bild för att kunna se efteråt vem det är.

 

Marknadsföring:

Skrivit till G-tek om hjälp med att hitta någon ideell hjälpsam själ. Inget svar,

Vi kan dela på styrelsegruppen och fråga om någon vill hjälpa oss.

Märkena är på gång.

Namnskyltar inköpta till HR-dagen, så vi inte köper dubbelt.

Räknat ovar och t-shirts klart. Kollar upp hur många som ska beställas. Det är få små storlekar kvar.

Enkäter sammanställs och fixas imorgon (4/5) med Emmy. Återkommer sedan med återkoppling till de andra i styrelsen.

Tygpåsarna är klara med har ännu inte hämtats.

Hemsidan ska uppdateras innan sommaren med bilder på styrelsen och pitchfilm.

 

Planer med kommunikation med nya studenter. Ringa? lämna röstmeddelande? Går inte det kan vi skicka ett sms? Emmy kollar upp så vi vet vem som ska ringa vem.

 

Katalogen är Emmys ansvar. Ett möte mellan event och kommunikation och marknadsföring.



  1. Diskussionspunkter
  2. Beslutspunkter
    7.1 Representant till studentdialogsmöte

Alexandra är vald som vår representant.


7.2 Val av krishanteringsperson

En kontaktperson vid olyckor. Alice är vald till krishanteringsperson.

 

  1. Övriga punkter
  2. Nästa möte
  3. Mötet avslutas
    Ordförande tackade alla närvarande och förklarar mötet avslutat

UNDERSKRIFTER

Mötessekreterare

Maja Malm

Ordförande

Alice Brinkhagen

Justerare

Adrian Lyng

 

_________________________________________________

 

Protokoll styrelsemöte 5 

Datum: 2017-04-18
Tid: 16:15

Plats: 11:316
Protokoll nr: 5
Närvarande med rösträtt: Alice Brinkhagen, Erika Jansson, Julia Strömberg, Emmy Aho, Maja Malm, Jennifer Flyckt, Alexandra Snetselaar, Adrian Jeffersson Lyng, Linnea Roslund, Julia Lindqvist
Närvarande utan rösträtt:
Mötesordförande: Alice Brinkhagen
Mötessekreterare: Erika Jansson

Bilageförteckning:

 


FORMALIA

1. Mötets öppnande

Ordförande Alice hälsade välkommen och förklarade mötet öppnat.

2. Val av justerare
Julia Lindqvist väljs till justerare.  

3. Genomgång av dagordning


ÄRENDEN

4. Genomgång av föregående protokoll

5. Informationspunkter
5.1 Ordförande
Alla diskussionsmötena är genomförda med dubbelposterna.

Krishanteringsutbildning som Gavlecon anordnar – Linnea och Emmy deltar i denna.

P-riks har fått ett avhopp, vet vi någon som skulle passa med den posten så kan man rekommendera den. Kommer komma kontaktuppgifter om vem man ska kontakta om man är intresserad.

Kårens hemsida – PA Gefles information är uppdaterad. Finns övriga synpunkter kan man meddela ordförande.

Utbildningsmöte som Jennifer och Erika kommer att delta på. De kommer vara olika personer som någon från styrelsen förväntas gå på för att underlätta för ordförande.

Föreningsmöte – 26/4 Erika och Alice deltar då evenemangsansvariga anordnar syjunta de datumet.

Utvecklingsdagarna – ta kontakt med Alice senast imorgon 19/4 om man är intresserad.

 

5.2 Ekonomi

Vi har fått verksamhetsbidragspengarna – vi har 9500kr nu. Ta kontakt med P-riks och kolla varför vi inte fått 12 000 som vi fått tidigare år.

Annars har arbetet fortsatt skett löpande.

 

5.3 Näringsliv

Jusekavtal – avtalet finns i driven för att de ska vara lätta att tillgå.

Faktura i posten för maten till lunchföreläsningarna – Ekonomi har tagit emot den.

Unionen – börjar fundera över insparken, vidarebefordra det till evenemangsansvariga för mer information. Kolla upp allting inför så att de fungerar bra. Ha en dialog mellan näringsliv och evenemang. Huvudansvaret hamnar på näringsliv.

Mailen – konstiga namn när man mailar. Mottagaren blir ibland fel namn, men är framförallt när vi mailar internt i styrelsen.

HR-dagen – marknadsföring av den, ha nära kontakt med PR då de finns tankar med hur informationen ska ut.

Temaförslag uppskattas.

Vision – avtalet är omförhandlat. 3000kr/år och att de betalar vid HR-dagen. Tidigare var det 2000/år samt gratis på HR-dagen.

Kopia på avtalet med Akademikerförbundet SSR, ordförande skickar det till näringslivsansvariga.

Två lunchföreläsningar är genomförda. 5st anmälda som inte kom, 3st som vi hade köpt mat till. Vid nästa anmälan kan man få fylla i mailadress vilket gör att man kan skicka ut en bekräftelse så att de är medvetna om att de är anmälda.

 

 

5.4 Evenemang

Sittning imorgon 19/4. Linnea kommer komma lite senare men Julia och Maja hjälper till innan. HiP har invigning klockan 17 så kan någon annan komma till 16 så uppskattas det.

Personal till sittningen – 3 personer är lösta samt att en ansvarig från PA/HiP hjälper till i entrén.

Alla betalningar kommer till PA Gefle, även från övriga föreningar. Just nu finns ca 600kr kvar att använda. Förslag på att ha utlottningar av presentkort eller annat.

66st personer kommer att delta.

Phaddermöte och insparksmöte nästa vecka. Phaddermöte – uppdrag att gå igenom nolle-boken. Mötet fokuserar på hur utbildningen kommer att gå till för phaddrarna

Insparksmötet fokuserar mer på avtalet samt upplägget.

Syjunta 26/4 – handla fika. Torra kakor samt saft kan Jennifer hjälpa till med att köpa denna vecka vid behov.

Examenssittning 2/6. Linnea och Albin är toastmasters. Personal – Maja kan hjälpa till, tar även kontakt med övriga medlemmar som kan hjälpa till, samt kolla med HiP.

Toastmasters samt fotograf fick 2016 betald mat då de arbetade under sittningen. Fundera över hur vi kommer göra detta år.

Phaddermöte (PA Gefle) – 12st anmälda hittills till insparken. Sista anmälningsdatum är den 12/5. Kontakt med eventuella chefer har tagits. Kommer ha möte den 26/5, samband med en kårkväll.

Byta personal under insparken – ingen phadder behöver arbeta under finsittningen. Fixat samarbete med Cult&Co

 

5.5 Utbildning

Utbildningsråd – genomgång av mötet. Diskutera bland annat information vid HR-dagen till olika företag. Tips från Sandvik då de tyckte att de var för mycket dötid vid montrarna. Diskuterade även att Eva får annonser om jobb, dessa kan marknadsföra genom oss och inte genom blackboard.

Samordnare för våra kontaktorganisationer (Anna) – finns information som skickas ut till organisationerna. Jennifer ska kolla igenom denna om hon får tillgång till informationen.

Utbildningskommitté –  Ordförande i studentkåren ska kolla upp vad som gäller med elevrepresentanter.

Anonyma hemtentamen – finns möjlighet för lärarna att klicka i så att de blir anonyma. En fråga som ska tas upp och diskuteras.

Senaste salstentamen för PA16 var inte anonym.

Fusk på Högskolan har ökat – lätt att man hjälper någon annan eller skriver om med andra ord vilket gör att de blir väldigt lika. Hjälpa till att förmedla att de kan bli stora konsekvenser om man fastnar för plagiat.

Kursutvärderingar via blackboard ska tas vidare och diskuteras för att de ska bli lättare att fylla i.

29/5 – utbildningskommitté

MAP-utbildning i helgen – fika och presenter ska inhandlas i veckan.

 

5.6 Kommunikation och marknadsföring

Enkäterna har kommit in och sammanställning har gjorts övergripligt, inga diagram har fixats ännu. Kommunikation samt marknadsföring fixar det. Resultat skickas sedan ut till respektive post. Återkoppling sker till studenterna via facebook.

Phadder t-shirt: många gamla tröjor finns kvar. Några nya tröjor behövs beställas då de behövs fler XS, S och M. Jämför offerter om vad som är billigast. Rea ut de gamla tröjorna för att sälja slut på dem finns som förslag.

En film där vi pitchade vårt program är gjort som är utlagd på P-riks. Denna ska även läggas ut på hemsidan för att nå ut med informationen.

Märken till våra OVA:r – Tom i PA15 har ansvar för det. Som tack för hans hjälp får han ett av varje märke. Tom är inte riktigt klar med skisserna ännu, förhoppningsvis är de klara till phaddermötet.

Tygpåsar är beställda – 100st med svart/vit logga.

Ingen har tagit kontakt angående att hjälpa till på valborg. Finns ingen som kan hjälpa till så anordnar vi inte en station i år.

Fotograf på examenssittningen – Adrian är det. Emmy lämnar över kameran innan eventet.

Information till sittningen – har de varit bra? Marknadsföra på både instagram och Facebook inte bara på ena.

Imorgon kommer vi marknadsföra vår snapchat.

Om mail kommer som ska till info – så svara och skicka vidare det.

6. Diskussionspunkter
6.1 Inbjudan till olika event
Ibland är det otydligt vilka vi ska bjuda in till olika event. Event som är till för medlemmar, då ska inte alla Palle PAs vänner bjudas in. Fixa styrdokument om hur vi ska göra. Se till att bjuda in de som är i klassgrupperna vid PA:s event.

När andra föreningar ska bjudas in till olika event – Linnea fixar det och tar kontakt med övriga eventansvariga.
6.2 Insparksavtal
Förtydliga eller hålla det till ”kroppsvätskor” i avtalet, vad innebär kela?

Phadderutbildning varje år? Man kanske kan hålla det till vartannat år. Kåren anser att de kan vara ändringar i innehållet vilket gör att de vill att alla ska gå. Alternativ att den nya informationen kan informeras om på eftermiddagen så att de som redan genomfört utbildningen kan komma då.

Viktigt att få bort ordet nollning – ta med i avtalet att vi ska få bort de ordet och att de ska kallad Inspark.

Kolla igenom formalia då de är mycket upprepningar i avtalet.

6.3 Avtal med Assessio
Assessio har önskemål om att skriva avtal med oss om att hålla 1 utbildning/termin.
Att skriva avtal underlättar planeringsarbetet för Assessio. Detta underlättar även för våra medlemmar då fler får chansen att gå då intresset är stort.

Fundera över vad vi vill ha med i avtalet – får vi tillbaka någonting av att skriva avtal med dem.

Ta med i avtalet hur kommunikationen ska ske för att underlätta.

6.4 Personlighetstest
Vilka personlighetstest vi ska anordna då vi fått erbjudande om fler. Assessio erbjuder: MAP, fördjupning i MAP, begåvningstest samt ett personlighetstest med Cut-e.

Fördjupningskursen går in mer på hur de ska förmedla svårare test.

Utbildningsansvariga känner att anordna 4st personlighetstest är väldigt mycket då de inte stod i beskrivningen att de skulle vara med och anordna personlighetstesten.

Vid mån om intresse och tid skulle man kunna anordna 3 test från Assessio. Men störts fokus ska läggas på MAP, begåvningstest och Cut-e.

Förslag om att använda sig av utskott som hjälper till och anordnar en utbildning. Kan vi inte få utskott kan arbetet fördelas ut på övriga poster i styrelsen.

  1. Beslutspunkter
  2. Övriga punkter
    8.1 Ekonomi
    Julia kommer vara borta under fältstudierna – behöver att någon kolla efter posten på kåren efter fakturor. Julia L ser till att kolla posten.
  3. Nästa möte
    4/5 kl 16:15
    17/5 kl 15
  4. Mötet avslutas
    Ordförande tackade alla närvarande och förklarar mötet avslutat.

 

UNDERSKRIFTER

Mötessekreterare

Erika Jansson

Ordförande

Alice Brinkhagen

Justerare

Julia Lindqvist

_____________________________________________________

 

Protokoll styrelsemöte 4 

Datum: 2017-04-03
Tid: 16:15

Plats: 11:316
Protokoll nr: 4
Närvarande med rösträtt: Alice Brinkhagen, Erika Jansson, Julia Strömberg, Emmy Aho, Maja Malm, Jennifer Flyckt, Alexandra Snetselaar, Adrian Jeffersson Lyng.
Närvarande utan rösträtt:
Mötesordförande: Alice Brinkhagen
Mötessekreterare: Erika Jansson

Bilageförteckning: Bilaga 1 – Budget 2017


FORMALIA

1. Mötets öppnande

Ordförande Alice hälsade välkommen och förklarade mötet öppnat.

2. Val av justerare
Jennifer Flyckt väljs in som justerare

3. Genomgång av dagordning


ÄRENDEN

4. Genomgång av föregående protokoll (nr 1)


  1. Informationspunkter
    5.1 Ordförande
    Föreningsmöte – Pinnpuben kommer att stängas efter sommaren då studentkåren går back på den.

Valborg – Champangegalopp – finns önskemål om att alla studentföreningar ska ha en varsin station. Kan gå ut med info till medlemmar om de vill vara med och anordna och sitta på stationen.

Gavlecon – kurs i krishantering inför insparken.

Styrelsedag – Teambuildning, kåren kommer att anordna framöver.

Näringsliv – behov av en gemensam grupp med alla näringslivsansvariga  i alla studentföreningar.

Diskussionsmöte – första är genomfört med event, ska planeras in med kommunikation. Möte med näringsliv kommer ske i veckan.

Internkommunikation – Starttid när man får kontakta någon är 8.00 på morgonen.

Studiecirklar – marknadsföra, meddela att det är i samband med dem. Men att de som kommer och föreläser är huvudansvariga.

 

5.2 Ekonomi
Verksamhetsbidraget – är inskickat.

Medlemskap till P-riks är betalat.

Inloggning via banken sker med mobilt bank-id. Ta kontakt med Julia i samband med köp med kortetnummer. Julia kan fylla i bank-id på distans. Ett förslag som finns att tillgå.

 

5.3 Näringsliv
Lunchföreläsningarna – fixat med sal och catering. Planering inför HR-dagen kommer börjas inom snar framtid.

HR-dagen i Stockholm – Näringslivsansvariga var på plats och deltog.

Sista anmälningsdag Jusek – imorgon tisdag 4/4.

Anmälningsblanketterna som skickas ut – ha med mailadress så att de lätt går att komma i kontakt med de som anmält sig (gäller alla poster).

Medlem i de föreningar som kommer hit och föreläser – trycka på att man gärna får bli medlem om man inte är det. Kolla upp innan om de kräver att de vill att man vill vara medlem eller inte.


5.4 Evenemang
Fortsatt planering av event

Ove-sittning den 19/4. Sista anmälningsdagen på fredag 7/4. Betalningen ska också vara inne då.

Lokal och datum för syjunta, den 26/4. Prata med kommunikation om att marknadsföra det.

Phaddermöte/sommarfest – 26/5 i samband med sista kårenkvällen. Sommarfest i Boulognerskogen.  Förslag på aktivitet: brännboll, att köpa in brännbollsrack till föreningen. Teambuilding, etc.

Tröjor till insparken – kommer man på phaddermötet får man beställa tröjor till ett pris och kan man inte komma blir priset lite dyrare. De ska kollas upp hur många tröjor som finns.

Examenssittning – 2/6. Prel. bokat en lokal, den katolska kyrkan. Fortsatt planering sker. Personal som ställer upp och kan hjälpa till behövs med servering och likande.

Insparken – trögt med anmälningar av phaddrar,  önskemål att folk fyller i formuläret. Önskemål är att 12/5 ska vara sista anmälningsdagen.
– Rollerna inför insparken – förslag finns på att ha ett rullande schema. Kontakt kommer att tas med de personerna som önskas ha olika roller under insparken.

Grillfest – många event i Maj och de blir svårt att få med det i planeringen för alla.

 

Diskussionsmöte: överhuvuden inför insparken. Tipsa om någon som skulle kunna ställa upp som chef.

Insparksbanden – överhuvuden kommer att få betala det om de ska vara med på trossen, nv eller kåren. Köpes samtidigt som phaddrarna. Tidigare år betalade PA Gefle insparksbanden.

Om överhuvuden ska komma in på kåren. Vissa har skydd för deras överhuvud då de är utsatta. Föra en diskussion med kåren om våra chefer ska komma på kåren – så att de inte händer något med våra chefer.

Man kan betala in sig i dörren på kåren i samband med finsittningen, 80kr.

Viktigt att alla är med på phadderutbildningen och skriver på avtalet, annars krävs en speciell anledning. Överhuvuden ska också gå på utbildningen och betala avtal.

Förslag på att man får nominera personer till olika roller inför insparken.

 

5.5 Utbildning
Utbildningsråd på torsdag 6/4 – Inget behov att både utbildning och ordförande går på mötet, skulle kunna ha ett rullande schema med olika personer.

Mailkontakt med assessio – deltagarlistan

Kommittémöte 10/4 ev.

Kontakt med studentkårens ordförande angående de olika nämnderna har tagits, det har ännu inte blivit så mycket tydligare vad de olika nämnderna är.

Till hösten kommer utbildning i Cutie – personlighetstest att genomföras för medlemmar. Assessio har även andra utbildningar men kunde ej hålla de under våren.

Mat till utbildningen med Assessio – ligger på ca 150kr/pers. Kontakt med kvarnen 90kr/pers kan ej ge varm mat då. Blir troligtvis teknikparken.


5.6 Kommunikation och marknadsföring
Kommunikation – kamera är inköpt

Presentation av vår apa (Palle) kommer att göras. Jennifer syr fast kardborrband på apan.

Marknadsföring – Ny profilbild på apan kommer att tas.

Enkäter – Dela ut enkäter till PA15 imorgon tisdag 4/4.

Kalendern till hemsidan – ha en länk via Facebook då man kommer in på hemsidan för att få fler att gå in och kolla. Då det är strul med kontaktpersonen via hemsidan kan möjligheten med en ny kontaktperson kollas över. Ta kontakt med andra studentföreningar där intresset kan finnas.

Pitcha programmet – Emmy, Maja och Alice fixar det. Hör av sig med om de behöver hjälp.

Informera och lägga ut om PvD tågresa imorgon tisdag via instagram/Facebook.

Snapchat – Når ut till fler via instagram, bra att under insparken använda sig av appen då de nya studenterna inte får följa oss på instagram/Facebook.

Skulle kunna skicka ut påminnelser och liknande via snapchat. Påminnelser kan ske personligen på snapchat via Emmy och Maja. Alla styrelsemedlemmar kan ha tillgång att lägga ut på storyn.


  1. Diskussionspunkter
    6.1 Enkät om kontaktorganisationerna
    Kontakt med tidigare utbildningsansvarig har tagits för att få svar vad tanken bakom enkäten är. Värna om utbildningen, genomföra enkäten och se vad som framkommer. Hur går vi tillväga med de som framkommer.

Känns inte i dagsläget som kontaktorganisationerna inte får tillräckligt med information om vad som gäller. Gå igenom förväntningarna som finns. Brister det i kommunikationen?

Det behövs kanske inte en enkät för att fastställa det här utan att kontakt med Eva tas för att kolla upp vem som har ansvaret och den informationen som skickas ut. Undersöka om det brister i kommunikationen.


6.2 Förväntningar
Deltagande vid event – kan vi förvänta oss att alla styrelsemedlemmar ska delta i event? Man förväntas att gå på de kostfria eventen i den mån det går.
Marknadsföring har den närmsta kontakten med näringsliv.

Lätt att säga att det är högt i tak inom föreningen – är svårt att prata om det och uppfylla den förväntningen. Reflektionsmöten för att diskutera hur det har gått. Ha en vardaglig rutin att kontakta ordförande eller vice ordförande om det är något man vill diskutera.


6.3 Nya märken
Förslag om nya märken för föreningen, förslag: HiP/PA märke, SKAM märke, Chefs-märke (boss, med dollartecken). Maja och Jennifer kollar över det om det går att fixa till syjuntan. Minst 3 stycken nya märken.


6.4 Mysmöte
Avslutningsmöte inför sommaren – först ett styrelsemöte som följs upp av teambuildning och middag. En helkväll tillsammans med styrelsen.

  1. Beslutspunkter
    7. 1 Val om revisor
    Styrelsen beslutar om att välja in Sara Rahm som revisor.


7.2 Budget 2017
Styrelsen beslutar om att anta budgeten 2017.

  1. Övriga punkter
  2. Nästa möte
    Tisdagen 18/4 kl. 16:15
    Torsdagen 4/5 kl. 16:15
    Onsdagen 17/5 kl.15:00 – styrelsemöte samt mysmöte
  3. Mötet avslutas
    Ordförande tackade alla närvarande och förklarar mötet avslutat.

 

UNDERSKRIFTER

Mötessekreterare

Erika Jansson

Ordförande

Alice Brinkhagen

Justerare

Jennifer Flyckt

 

PA Gefle Budget År 2017
Kostnader Intäkter
Beskrivning Kostnader Beskrivning Intäkter
Evenemang 38 000 kr Medlemsavgifter (30 à 200 kr) 6 000 kr
Inköp av ove/märken/t-shirts* 10 000 kr Försäljning av ove/märken/t-shirts 28 000 kr
Övriga kostnader** 20 000 kr Evenemang 10 000 kr
Kamera 3 467 kr Sponsring 30 000 kr
Studiecirklar 2 500 kr
Summa 71 467,00 kr Summa 76 500,00 kr
Årets underskott/överskott 5 033,00 kr
* Observera att dessa kostnader sannolikt kommer att infalla under perioden augusti/september.
** Till dessa hör kostnader för bank, hemsida, annonsering och dylikt.

Bilaga 1 – Budget 2017

 

________________________________________________________

 

Protokoll styrelsemöte 3 

Datum: 2016-03-14
Tid: 13:15

Plats: Rävhallen
Protokoll nr: 3
Närvarande med rösträtt: Alice Brinkhagen, Erika Jansson, Julia Strömberg, Emmy Aho, Maja Malm, Jennifer Flyckt, Julia Lindqvist, Alexandra Snetselaar, Adrian Jeffersson Lyng, Linnea Roslund.
Närvarande utan rösträtt:
Mötesordförande: Alice Brinkhagen
Mötessekreterare: Erika Jansson

Bilageförteckning:

 


FORMALIA

1. Mötets öppnande

Ordförande Alice hälsade välkommen och förklarade mötet öppnat.

2. Val av justerare
Emmy Aho väljs in som justerare

3. Genomgång av dagordning


ÄRENDEN

4. Genomgång av föregående protokoll (nr 1)

  1. Informationspunkter
    5.1 Ordförande Ordförandeträff 20-12/4 i Stockholm som Alice och Erika åker på.

Föreningsdokument är inskickade till P-riks.

Dokument på driven där vi ska skriva vad vi har för förväntningar på de olika posterna. Alla ska ha fyllt i det senast den 21/3. Som Alice sedan sammanställer och går igenom.

 

5.2 Ekonomi
Budget, Julia kolla på den och försöker få den klar.

Verksamhetsbidragen är färdig formulerat

Kontakt med näringslivs angående betala luncher vid lunchföreläsningar. Ska kolla upp hur hon ska bokföra det.

 

5.3 Näringsliv
Lunchföreläsningar 4/4 med Unionen, föreläsning om LinkedIn, minst 20 stycken som måste delta. Sal 11:219.

11/4 Jusek – cv och personligt brev – De sponsrar med 50kr vid lunchen. Minst 30 personer som deltar. Inbjudningar är fixade med hjälp av marknadsföringsansvarig.

Mat till föreläsningarna – ett förslag är soppa och bröd. Näringslivs kollar vad som finns att beställa i området kring skolan till Unionen. Jusek – förbeställa ”take away” mat.

Inbjudningarna ska ut så fort som möjligt till den första föreläsningen, den andra inbjudan kommer ut cirka en vecka efter det.

Ändringar i avtalet med Jusek – det ska vara minst 30 personer vid föreläsningar. Samt att de inte behöver ta kontakt med ordförande utan istället med näringsliv. Det togs även bort att de inte ska bjuda in sina medlemmar till föreläsningarna.

GRIS-festen – hjälp med att blåsa upp ballonger. Allt ska vara färdigt tills på lördag då festen är. Mellan 12-15 ska styrelsen stå och ha en aktivitet utanför skolan.


5.4 Evenemang
Möte med Hip – sittning den 19/4. Linnea kommer skriva avtal angående med kåren angående att hyra den lokalen. Event på Facebook kommer att komma så fort som möjligt, kommer en save the date.

Uppstartsmöte phadderutbildning 23/3 för evenemangsansvariga.

24/11 Preliminär bokat en sittning, galagasque. Samband med en kåren kväll då de finns önskemål om ett finare tema. Även i samband med HR-dagen 2017.

Projektgrupp inför examenssittningen är tillsatt, 5 stycken från 3an. De får komma med nomineringar för ”klassens”. De kommer även att kolla på datum.

Insparken – inget påbörjat arbete då det inte finns några sätta datum. Preliminärt är att phadderupptakten är den 14/8 och att insparken startar den 16/8. Evenemang tar upp det på nästa föreningsmöte.


5.5 Utbildning
Utbildning i personlighetstest med Assessio – Jennifer ska kolla över anmälningarna. Treorna kommer i första hand om att gå på utbildningen. 23stycken har anmält sig just nu, det finns 20 platser.

Gick inte ut med information om att man behövde vara medlem för att få gå utbildningen i personlighetstest. Jennifer skickar listan till Erika som kollar om de är medlemmar eller inte. Bra att gå ut med den informationen till andra event om att man behöver vara medlem i PA Gefle. På lunchföreläsningarna bjuder vi medlemmarna på lunch som förmån.

Utbildnings kommittémöte – föreningarna berättade kort om vad de höll på med just nu. De framkom att de kommer att bygga om kåren under sommaren vilket gör att det kanske inte går att använda kåren under insparken. De har även en projektgrupp som kollar varför studenter inte vill engagera sig. Diskutera med rektorn om vad de kommit fram till.


5.6 Kommunikation och marknadsföring
Presentation av styrelsen på sociala medier är igång just nu och Emmy fortsätter med att lägga ut veckoschema på instagram.

Maja har skickat ut infobrev till våra samarbetspartner och presenterat att vi har tillsatt en ny styrelse.

De nya stadgarna finns nu utlagda på hemsidan.

Enkäten är klar, styrelsemedlemmarna i ettan delar ut enkäterna på fredag till deras klass. Enkäten delas ut till halva tvåan på torsdag/fredag, resterande halvan får svara på den i april.

Kalendern på hemsidan – det kostar för att hålla igång den, det kommer att kosta 900kr/h. Maja tar bort den fliken på hemsidan så att den inte är tom. Alice kollar med andra kontakter och vad det skulle kosta. Ett förslag är att söka verksamhetsbidrag för det.

Bild till Palle PA – Bild på Maja, Emmy och Palle som blir en profilbild på Facebook.

6. Diskussionspunkter
6.1 Mat till Assessio-utbildningen
Tidigare har vi beställt från Tekninkparken som kostade 100kr/person. Ett förslag är att kolla på andra alternativ, Jennifer och Maja kollar på vad det finns för andra alternativ för att dra ner priset och tar kontakt med Julia senast nästa vecka.

6.2 Kårkommittén för utbildning
Kårkommitten – mål för gruppen och om vi i styrelsen har förslag om vad de ska arbeta med det här året? – Ett exempel är varför man inte svarar kursutvärderingen och hur man kan nå högre svarsfrekvens. Samt bättre kommunikation mellan lärare och studenter. Finns övriga punkter kan man kontakta Jennifer.

6.3 Studentrepresentanter till nämnder och råd vid HiG
Finns olika nämnder inom vår akademi, där man träffas och diskuterar olika frågor. Vissa råd har ingen representant, går att anmäla sig på kåren eller via en länk på hemsidan. Går även att maila kåren om att få mer information. Jennifer mailar Linda för att fråga efter en tydligare beskrivning om de olika nämnderna och råden.

6.4 Budget
Julia har kollat på en budget för året, ett första utkast finns. Diskussion om vi ska budgetera mer för evenemang inom föreningen för att kunna ge tillbaka mer till våra medlemmar.

6.5 Verksamhetsbidrag
Julia har skrivit ihop ansökan om man vill kolla igenom. Dubbelkollar med evenemang angående två event, vad de tror om närvaro då de är två liknande event. Vi kommer söka bidrag för ca 20 500kr.

6.6 Kommunikation
Hur vi ska kommunicera med varandra inom styrelsen och när man känner att man vill bli kontaktad eller inte. Se separat överenskommelse.

6.7 Avtalsskrivning
Vem får skriva avtal för styrelsen – en av firmatecknarna (ordförande eller ekonomiansvariga). Näringsliv samt en firmatecknare skulle kunna skriva avtal. Näringsliv kollar upp vem det är som måste skriva under avtal för att de ska vara juridiskt giltiga.

  1. Beslutspunkter
    7.1 Kamera
    Styrelsen besluta om att köpa en kamera samt kamerafodral/väska till föreningen.

    7.2 Maskot
    Styrelsen beslutar om att köpa en maskot till föreningen.

    7.3 Studentrepresentanter till Riks-P
    Styrelsen beslutar om att skicka Julia Lindqvist och Linnea Roslund till Riks-P i Umeå.
  2. Övriga punkter
    8.1 Sluttid för styrelsemöte
    2.15 är maxtid för vad vi avsätter för varje styrelsemöte.

 


8.2 Styrelsemöte den 4/4
Inget möte då de krockar med en lunchföreläsning. Vi flyttar det till den 3/4 kl. 16:15.

  1. Nästa möte
    Måndagen den 3/4 kl 16:15
    Tisdagen den 18/4 kl 16:15
  2. Mötet avslutas
    Ordförande tackade alla närvarande och förklarar mötet avslutat.

________________________________________________________

UNDERSKRIFTER

Mötessekreterare

Erika Jansson

Ordförande

Alice Brinkhagen

Justerare

Emmy Aho

 

 

Protokoll styrelsemöte 2

Datum: 2017-02-28
Tid: 16:30

Plats: 11:316
Protokoll nr: 2
Närvarande med rösträtt: Alice Brinkhagen, Erika Jansson, Julia Strömberg, Emmy Aho, Maja Malm, Jennifer Flyckt, Julia Lindqvist, Alexandra Snetselaar, Adrian Lyng, Linnea Roslund.
Närvarande utan rösträtt:
Mötesordförande: Alice Brinkhagen
Mötessekreterare: Erika Jansson

Bilageförteckning:

 


FORMALIA

1. Mötets öppnande

Ordförande Alice hälsade välkommen och förklarade mötet öppnat.

2. Val av justerare
Adrian väljs till justerare

3. Genomgång av dagordning


ÄRENDEN

4. Genomgång av föregående protokoll (nr 1)


  1. Informationspunkter
    5.1 Ordförande

Styrelsetröjorna är beställda förväntas komma v.10.

Studentdialogsmöte – med alla ordföranden som Alice närvarade på. Ville väcka intresse hos studenterna inom teatern. Deras lokaler finns till förfogande om vi vill. Finns en facebooksida där man kan anmäla sig till att kolla på teater som testpersoner. Finns även rabatter på fjärran höjder.

Det kommer öppna en butik på campus inom 2-5år. Det planeras även att byggas 400 lägenheter till

Föreningsmötet – ansvarsfull alkoholansvarig som kåren anordnar. Anmälan senast imorgon. Vid intresse av att gå kursen får man kontakta Alice.

Facebookgrupp för alla näringslivsansvariga på skolan för att lättare komma i kontakt med varandra.

GRIS – GRISfest den 18/3. Förfrågan om PA Gefle vill hålla i en station. Det finns intresse för att anordna en station, vi kontaktar GRIS om att ställa upp.

Kårens styrelse kan komma och närvara på våra möten vid behov.

Folkuniversitetet – möte angående studiecirklar. Vi får betalt för varje studietimme som vi ses minst 3 personer. Samt kan få bidrag vid olika evenemang. Evenemanget måste då marknadsföras i samband med folkuniversitetet. Cirkelledaren måste närvara under mötena för att det ska räknas.

HIG fyller 40 år den 19 maj. Marknadsföra föreningen med någon slags aktivitet.

Facebookgrupp för alla medlemmar som sitter i styrelserna. För att kunna hjälpa varandra med arbetet.

 

5.2 Ekonomi


Julia har börjat kolla på budgeten för året, jämför med tidigare år för att se utgifter och intäkter.

Julia har även börjat kolla på verksamhetsbidraget. Mer info i senare punkt.

 

5.3 Näringsliv

En Linkedinsida är fixad till föreningen. Man måste ha administratörer för den profilen.

Lokaler för HR-dagen är bestämt. 23 november, eventuellt att lägga en sittning den 24 november i samband med HR-dagen. Julia har försökt tagit kontakt med Eva Boman men har ej fått tag i henne. Rävhallen, fårhallen, Valhall och några salar är bokade.

Skypemöte med vision – angående avtalet med dem som låg på is. Näringsliv har uppdaterat de avtalet och de skulle återkomma med ett utkast.

Möte med unionen – de vill hålla i en aktivet med föreningen, de ha föreläsning/workshop ang Linkedin. Förslag ligger den 4/4 kl 12. Lunchföreläsning ligger som ett förslag, behöver kolla över kostnaderna på det. Unionen vill även gärna dela under insparken. En ändring i avtalet, ändra så att näringslivansvariga blir kontaktperson istället för ordförande.

Föreläsning med Jusek – kommer att planeras in under våren.

Framtiden efter PA – det blir inget under våren, mer fokus på gästföreläsningar och HR-dagen.

 


5.4 Evenemang

Möte med HIP – diskuterade framtida samarbeten. En eventuell sittning tillsammans. Förslag ligger på att ha med andra mindre föreningar också men det behöver diskuteras mer med HIP. Förslag ligger på att ha den 19/4. Kollar på möjligheten att ha en OVE-sittning.

Det kommer inte att vara en kårkväll i April.

 


5.5 Utbildning

Utbildningar – trygghetsrådet som anordnar olika case som vi har ett samarbete med. 3:orna kommer att träffa dem i vår. Cut-e vill komma till hösten och hålla i utbildningar.

Assesio – ska återkomma med utbildningar att hålla i personlighetstest. Kollar på möjlighet att hålla i en annan utbildning än MAP. De kommer att återkomma

Utbildningskommitté – 1/3 som Jennifer kommer att delta i.

 


5.6 Kommunikation och marknadsföring

Presentation av styrelsen på Instagram – kort beskrivning med snabb fakta.

Veckoschemat – Ha schemat på bilden istället för i beskrivningen på Instagram för att nå ut till fler.

Ovarna – kontakt med företaget angående beställningar av nya. Det kommer göras i sommar.

Kalendern på hemsidan – mailkontakt med den ansvariga.

Infobrev – presentation av styrelsen och vad som ska göras under året. Dessa kommer att skickas till våra samarbetspartner.

HR-dagen – namnskyltar till styrelsen. Finns på Clas Ohlson, 29kr för 10 stycken. Maja fixar det.

Boka in möten med klasserna för att presentera oss. Förslag att gå till 1:orna den 14/3 strax efter kl.12. Om det är relevant att presentera oss för 2:orna i deras nästa kurs  kollar vi på den möjligheten då. Bildspel i samband med presentationen.

 


  1. Diskussionspunkter
    6.1 Vision – En gemensam vision för PA Gefles styrelse.

– Fler medlemmar till föreningen och engagera dem.
– Få fler att vara med på evenemangen
– Ge medlemmar möjlighet att engagera sig på en ”lägre nivå”. Att ha utskott till de olika posterna. Utskotten/projektgruppen får arrangera en aktivitet under året. Trycka på att de gynnar att ha på CV:t. Ha i en tävling i samband med att få ut informationen.

Gå ut med information på hemsidan om vad vi i styrelsen gör och vad de olika posterna har för uppgifter.

6.2 Verksamhetsbidrag
De olika posterna gick igenom olika förslag. Se separat bilaga.

6.3 Levande dokument
Att varje post har ett levande dokument där de skrivs ner allt som man arbetar med och ungefär när man ska börja med vad. Så att det blir lättare vid överlämningen till nästa styrelse.

6.4 Enkät
Frågor till enkäten som Maja ska skicka ut. Alla ska skicka in frågor som de vill ha med i enkäten till Maja senast den 7/3. Målet är att dela ut enkäten till 1:orna den 14/3 när vi besöker deras klass och presenterar oss.

  1. Beslutspunkter
    7.1 Sponsra resa till Uppsalas PvD
    Styrelsen beslutar om att sponsra 25 personers resa TILL Uppsala.

    7.2 Sponsra resa till Stockholms SthlmUP för näringslivsansvariga
    Styrelsen beslutar om att sponsra näringslivsansvarigas resa fram och tillbaka till Stockholm

 

  1. Övriga punkter
    8.1 PA Gubben
    Pa Gubben är borta – all information finns sparat på Majas dator. Hon lägger upp det på driven.

Nystart – skapa en ny PA Gubben med ett annat namn som är mer ”seriöst”. Skaffa en maskot som får namnet. Alla skickar förslag till Maja eller Emmy senast 1/3. Ett förslag: P-A Geflesson.

8.2 Sponsorer
Emmy tar kontakt med olika företag för att kolla om de vill sponsra oss för att ge våra medlemmar möjlighet till olika rabatter. Då krävs det ett medlemskort för PA Gefle för att se vilka som tillhör föreningen. Ett exempel är att korten förs vidare från de studenter som tar examen till de nya studenterna.

 

  1. Nästa möte
    Tisdagen den 14/3 kl.  13:15
    Tisdagen den 4/4 kl. 11
  2. Mötet avslutas
    Ordförande tackade alla närvarande och förklarar mötet avslutat.

 

UNDERSKRIFTER

 

Mötessekreterare

Erika Jansson

Ordförande

Alice Brinkhagen

Justerare

Adrian Lyng

 

___________________________________________

 

Protokoll styrelsemöte 1 

Datum: 2017-02-15
Tid: 16:00

Plats: 11:316
Protokoll nr: 1
Närvarande med rösträtt: Alice Brinkhagen, Erika Jansson, Julia Strömberg, Emmy Aho, Maja Malm, Jennifer Flyckt, Julia Lindqvist, Alexandra Snetselaar, Adrian Jeffersson Lyng, Linnea Roslund.
Närvarande utan rösträtt:
Mötesordförande: Alice Brinkhagen
Mötessekreterare: Erika Jansson

Bilageförteckning:

 


FORMALIA

1. Mötets öppnande

Ordförande  hälsade välkommen och förklarade mötet öppnat.

2. Val av justerare
Maja Malm väljs som justerare

3. Genomgång av dagordning


ÄRENDEN

4. Genomgång av föregående protokoll (nr 1)

5. Informationspunkter


5.1 Ordförande

P-riks informationssida på facebook dit alla i styrelsen har blivit inbjudna till för att kunna ta del av information.

Studiecirkel – Kontakt med folkuniversitetet där man kan få bidrag för olika saker, Alice och Erika ska på möte med dem för att diskutera eventuellt samarbete

Styrelsetröjor – ingen offert är lagt, diskussion om tröjor är igång. Vi kolla även på priser med andra företag och vad de skulle kosta.

 

5.2 Ekonomi

Julia har börjat kolla på revisor och kontakt med Gavlecon har tagits. Vi har skaffat ett nytt system som heter Visma.

Julia har börjat att bokföringen

Utskriftskort – kollat om de går att skaffa ett för föreningen som går att använda vid utskrifter av olika papper. Korten är kopplade till personnummer vilket försvårar processen. Vi ska kolla upp hur andra föreningar gör när de ska skriva ut.

Föreningen har ett bankkort som används om man behöver handla saker till föreningen, det är då viktigt att skriva på kvittot vad det är man har handlat till och vem som har handlat. Har man inte kortet kan man lägga ut pengar, men viktigt att spara kvittot och skriva på det vad man handlat samt bankuppgifter. Det tar två dagar för pengarna att komma in på kontot.

Vi kommer att ansöka om verksamhetsbidrag hos P-riks, där vi måste skriva ett dokument om vad vi vill har bidrag för. Julia kommer ha ansvar för det men vi i styrelsen ska hjälpas åt att formulera det. De olika posterna får komma med förslag på vad man kan ansöka bidrag för som kan gå till förening. Vi ska börja kolla på det nu.

 

5.3 Näringsliv

Vision – problem kring ett samarbetsavtal där de sagt att de ska stå gratis under arbetsmarknadsdagar. De bidrar då med 2000kr/år till föreningen.  Möte med kontaktperson där ska ske för att diskuterar avtalet.

Kontakt med andra föreningar ska tas för att kolla hur de gör vid olika avtal.

Avtal – ska man börja kolla på om man ska förnya avtalen som finns, för att ha koll på det som står. Avtalet med vision förnyas varje år om inget annat sägs.

Jusek – vill hålla föreläsning för PA, de föreslog i April. Lunchföreläsning är ett alternativ som finns. Hur ska man lägga upp det under året för att få in alla de företagen som vill ha föreläsningar med oss.

Unionen – vill ha kontakt med de som har företagskontakt, där svar inte har getts till dem via mail. Näringsliv ska ta kontakt med dem.

Julia och Alexandra ska lägga upp en planering över hur det kommer se ut över året för att få in träffar och aktiviteter med alla företag.

 

5.5 Evenemang
Ove-invigning den 24/2 – eventet borta från facebook då PA Gubben försvunnit.

Kontakt med HIP-trivsel har tagits, möte kommer ske för att diskutera eventuella sittningar i framtiden

Insparken kommer att börja planeras i mars.

Försäljning av märken till Oven – Adrian och Linnea kommer att ta med sig till en föreläsning och sälja innan den startar. Information sker i klassgruppen.

 

5.6 Utbildning

Kontakt med Eva Bohman har tagits via mail, inga möten finns inplanerade ännu. Återkommer om tid för möten.

Utbildningar det här året, tidigare har vi haft personlighetstest utbildningar. Jennifer ska ta reda på via enkäter om vad våra medlemmar är intresserade av för utbildningar.

Diskussion kring praktik har skett tidigare men det har beslutats om att det inte kommer vara genomförbart på programmet.  

Förslag är att framöver fixa en pluggstuga tillsammans med evenemangsansvariga kring tentaperioder för att hjälpa studenterna med studierna. Ett nyktert event för medlemmarna där man hjälper varandra. Fråga medlemmarna via en enkät vad de tycker.

Kontakt med andra föreningar ska tas för att kolla vad de genomför för utbildningar under årets gång.


5.7 Kommunikation och marknadsföring
Pa-gubben är borttagen,  profilen har blivit anmäld för att ej vara en riktig person. Facebook kommer att återkomma under veckan med ett besked. Ett konto för facebook måste vara kopplat till ett namn. Kolla över om man ska säkerhetskopiera det som finns där om det skulle vara så att den försvinner för att spara ner det som är dokumenterat. Ett alternativ är att man har en grupp där man kan skapa evenemang, med det gör att den måste vara kopplad till de privata kontona.

Påminnelse kring anmälningar till  Ove-invigningen måste komma ut till medlemmarna. En i varje klass får gå in i klassgrupperna och göra en påminnelse.

Maja, Emmy och Alice ska fortsätta undersöka vad vi kan göra för att få tillbaka PA-Gubben. Vi kanske behöver byta namn på PA Gubben om det behövs.

Ovar – beställa till efter insparken, för att inte behöva ha dem i förrådet. Beställning kommer ske i runt juni. Det finns några storlekar kvar av varje Ove nu. Leveranstiden är ca 7 veckor.

Presentation av styrelsen i de olika klasserna. Berätta om oss och vad vi gör

Enkäter kommer skickas ut till klasserna, har man något som man vill fråga om så ska man fundera på det och meddela vid nästa möte. Ex tema på sittningar framöver.

Assesio – utbildning i MAP personlighetstest. De vill komma i kontakt med oss om att komma och hålla i en utbildning kring personlighetstestet.

Marknadsföring av programmet om skolan har en Youtube kanal där vi skulle kunna lägga upp information om vårt program. Emmy kolla upp det tills nästa möte.

Öppet hus på högskolan hölls den 15/2 där vi i PA Gefle deltog, det var inte många som var intresserade av vad vi gjorde. Till nästa år skulle vi kanske kunna strunta i att stå då eleverna som kommer inte är intresserade. Alternativ att flytta vår monter för att kunna locka fler att komma fram och prata och ställa frågor.

Hemsidan – ändra till medlem@pagefle.com istället för kassor@pagefle.com om nya medlemmar vill komma i kontakt med oss och registrera sig.

Kalendern på hemsidan är inte aktiverad nu. Kolla om man kan aktivera den och hålla den uppdaterad med allt som händer i föreningen samt i de andra föreningarna. Kolla om man kan färgkordinera det.

Veckoschema – Emmy ska börja kolla på det. Vid en aktivitet behöver man inte göra ett veckoschema men om det är fler saker ska ett inlägg om det göras.

Alla studenter på Högskolan har gratis Officepaket som man laddar ner. Föra ut den informationen till våra medlemmar. Erika skickar länken till Maja som lägger ut det till alla medlemmar.

6. Diskussionspunkter
6.1 Styrelsemötenas upplägg
Planering för när mötena ska ske på ett styrelsemöte och i förväg för att så många som möjligt ska kunna delta. De ska hela tiden vara två möten framöver inplanerade.

6.2 Datum för kickoff med styrelsen
Gå ut och äta middag torsdagen den 23/2 kl 19:30. Alice kollar vart vi kan äta middag och bokar bord.  

6:3 Datum för styrelseutbildning
Förlag kommer att ges på den 6/3 tidigast kl 12. Även den 8/3 tidigast kl.12

6:4 Personal till HIPs överlämningssittning
HIP ska har en överlämningssittning där de vill ha 3 personer som kan arbeta. Den kommer att vara den 15/3 på kåren. Adrian och Linnea samt en till som väljs via lottning kommer att ställa upp, vid behov kan Emmy, Alexandra, Julia och Alice ställa upp.

  1. Beslutspunkter
    7.1 Inköp av styrelsetröjor
    Vi beslutar om att köpa in styrelsetröjor.

7.2 Förnyelse av samarbetsavtal
Vi beslutar om att förnya samarbetsavtalen. Diskussion angående avtalet med Vision kommer att ske.

  1. Övriga punkter
    8.1 Linkedin
    Förslag om att skaffa ett konto för PA Gefle via Linkedin för att kunna knyta företagskontakter. Julia kollar upp om det är möjligt att skapa ett konto. Samarbete mellan näringsliv och marknadsföring kommer att ske via den sen.

8.2 Framtiden efter PA
Föregående år var det dålig uppslutning, viktigare att kolla vilket datum man lägger dagen. Även kolla över namnet om man skulle kunna ändra det. Tidigare år har det varit massa problem kring HR-dagen, lägga större fokus på den dagen. Man skulle kunna korta ner framtiden efter PA till en förmiddag eller eftermiddag. Näringsliv ska kolla över möjligheterna med HR-dagen samt framtiden efter PA och återkomma.

8:3 Genomgång av verksamhetsplanen
Grundläggande information gavs vid årsmötet. En snabb genomgång av verksamhetsplanen gavs.

  1. Nästa möte
    Tisdagen den 28/2 kl 16:30
    Tisdagen den 14/3 kl 13:15
  2. Mötet avslutas
    Ordförande tackade alla närvarande och förklarar mötet avslutat.

 

UNDERSKRIFTER

 

Mötessekreterare

 

Erika Jansson

 

Ordförande

 

Alice Brinkhagen

 

Justerare

 

Maja Malm